হিসাব বিভাগ চক্র

1. ড্যাশবোর্ডে দেখুন কতগুলো অনুমোদনের অপেক্ষায়, কতগুলো ফেরত গেছে আর কোন মাস বন্ধ হয়েছে।
2. হিসাব নির্ধারণে ঠিক করা থাকে: হাতে নগদ, সঞ্চিত তহবিল, ব্যাংক চার্জ, অবচয়, দেনাদার, বিক্রয় আয়, রয়্যালটি প্রদান, সহযোগী প্রতিষ্ঠানের বিল আর ব্যাংক / বিক্রয়কেন্দ্র / স্থায়ী সম্পদের গ্রুপ।
3. খাতসমূহ: প্রতিটি খাত একটা হিসাবের সাথে জোড়া, বিভাগ আর ধরন অনুযায়ী (সাধারণ খরচ, সাধারণ আয়, বেতন-ভাতা …); "সিস্টেম" লেখা খাতগুলো বিভাগগুলো নিজেরাই ব্যবহার করে।
4. নম্বর সিরিজ: প্রতিটি ভাউচার প্রিফিক্সের ফরম্যাট আর পরের নম্বর কত।
5. চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস: প্রধান হিসাবরক্ষক শুধু দেখতে পারেন — নতুন হিসাব খোলেন হিসাবরক্ষক।

1. হিসাব গ্রুপ › নতুন গ্রুপ — নাম বিজ্ঞাপন ও প্রচার, মূল গ্রুপ ৪০০০ ব্যয় সমূহ, প্রকৃতি ডেবিট — কোড হলো ৪০০০-১০।
2. লেজার হিসাব › নতুন — গ্রুপ বিজ্ঞাপন ও প্রচার, কোড ADVERT_EXP, নাম পত্রিকায় বিজ্ঞাপন।
3. আরেকটা হিসাব — অন্যান্য আয় গ্রুপে SCRAP_SALE, নাম পুরাতন কাগজ ও ঝুট বিক্রয়।
4. অন্যান্য পক্ষ › নতুন — ধরন অন্যান্য, দৈনিক সংগ্রাম — বিজ্ঞাপন বিভাগ (যারা ক্রেতা, সরবরাহকারী, কর্মী বা ভাড়াটিয়া নন, তাদের এখানে রাখুন)।

যে হিসাবে লেনদেন আছে, বা যে গ্রুপে সাব-গ্রুপ / হিসাব আছে, তা মোছা যায় না — দরকার না থাকলে নিষ্ক্রিয় করে দিন।

1. বিভাগ ও ধরন: সাধারণ খরচ, খাতের নাম পত্রিকায় বিজ্ঞাপন, হিসাব ADVERT_EXP।
2. আরেকটা: সাধারণ আয় — পুরাতন কাগজ ও ঝুট বিক্রয় → SCRAP_SALE।

1. নগদ: হাতে নগদ ৳৫,০০,০০০।
2. ব্যাংক: সদরঘাট (২০২) ৳১২,০০,০০০, লোকাল অফিস (১২৭৩) ৳৩,০০,০০০, মৌচাক (১২৭৬২) ৳১,৫০,০০০, পল্টন (১১৬৬) ৳৫০,০০০।
3. অন্যান্য সম্পদ ও দায়: অগ্রিম ও অন্যান্য পাওনা ৳২৫,০০০; ঋণ নেওয়া আছে ৳২,০০,০০০।
4. সারসংক্ষেপে দেখুন: মোট সম্পদ ৳২২,২৫,০০০, দায় ৳২,০০,০০০, সঞ্চিত তহবিল ৳২০,২৫,০০০ — ডেবিট আর ক্রেডিট সমান।

বইয়ের ক্রেতা, সরবরাহকারী, লেখক, ভাড়াটিয়ার ট্যাবে কে কত পাবে-দেবে লেখা হয় — এগুলো সেই বিভাগের হিসাবে থাকে (নগদ ভিত্তিক), খাতায় ওঠে না; সাধারণত সেই বিভাগই এগুলো দেয়।

1. প্রাপ্তি, নগদে: পুরাতন কাগজ ও ঝুট বিক্রয় ৳১২,৫০০ (৮৫০ কেজি) + অন্যান্য আয় ৳১,৫০০ (পুরাতন ফাইল কেবিনেট বিক্রি) — নগ্র-০০৪ ৳১৪,০০০।
2. পরিশোধ, চেকে: ব্যাংক সদরঘাট ২০২, চেক নং ৪৪৭১০২৩; পত্রিকায় বিজ্ঞাপন ৳১৮,০০০ — পক্ষ দৈনিক সংগ্রাম; বিদ্যুৎ বিল ৳৬,২০০ — চেকিউ-০০১ ৳২৪,২০০।

1. কন্ট্রা: নগদ → ব্যাংকে জমা, লোকাল অফিস ১২৭৩, ৳৫০,০০০ — কনজ-০০২।
2. ব্যাংক চার্জ: সদরঘাট ২০২, ৳৫৭৫ — রিউ-০০১ (কোন হিসাবে যাবে সেটা হিসাব নির্ধারণ থেকে আসে)।
3. জাভা: অফিস ভাড়া ডেবিট ৳২৫,০০০ / অগ্রিম ও অন্যান্য পাওনা ক্রেডিট ৳২৫,০০০ — বাড়িওয়ালাকে দেওয়া অগ্রিম থেকে জুলাই-সেপ্টেম্বরের ভাড়া কেটে নেওয়া হলো — জাভা-০০৪।

বিক্রয়কেন্দ্রে নগদ টাকা পাঠাতে "পেটি ক্যাশ"; প্রেস, বাঁধাইখানা বা পেপার হাউসের বিল দিতে "সহযোগী প্রতিষ্ঠানের বিল" — সেখান থেকে টাকা দিলে তাদের দিকে আদায়ও একসাথে হয়ে যায়।

1. ভুল করে আপ্যায়ন খাতে ৳২,৪০০ নগদ দেওয়া হয়ে গেছে — নপ্র-০০৭।
2. লিস্টে লাল "বাতিল" বাটন ক্লিক করে তারিখ, কারণ (ভুল এন্ট্রি) আর নোট দিন।
3. উল্টো জাভা জাভা-০০৫ পোস্ট হয়ে যায়; লিস্টে নপ্র-০০৭-এর নিচে লেখা থাকে "বাতিল — জাভা-০০৫"।

1. বিক্রয়কেন্দ্র থেকে দুটি অগ্রিম রসিদ এসেছে: বগ্র-০০২ ৳৮,০০০ (আইডিয়্যাল লাইব্রেরী, ব্যাংকে) আর নগ্র-০০৫ ৳৫,০০০ (মদিনা লাইব্রেরী, নগদে)।
2. নগ্র-০০৫ — "ফেরত পাঠান": বিবরণে মানি রিসিট নম্বর নেই, ঠিক করে আবার দিন।
3. বগ্র-০০২ — অনুমোদন (✓) দিন; পোস্ট হয়ে গেল।
4. "ফেরত পাঠানো" ট্যাবে ফেরত ভাউচার আর কারণ দেখা যায় — সেখান থেকেই বাতিল করা যায়।

ডেবিট আর ক্রেডিট না মিললে, মাস বন্ধ থাকলে বা তারিখ মাসের বাইরে হলে অনুমোদন হয় না — কেন হলো না সেটা দেখিয়ে দেয়।

1. "দেখা হয়নি" ট্যাবে সব সিলেক্ট করে "দেখা হয়েছে" দিন।
2. "দেখা হয়েছে" ট্যাবে কে কবে দেখলেন তা থাকে।

1. জুলাই, আগস্ট আর সেপ্টেম্বর ২০২৬ — একটার পর একটা বন্ধ করুন।
2. অক্টোবর দেখাচ্ছে "বন্ধের জন্য প্রস্তুত" — মাস শেষ হলে বন্ধ করা হবে।
3. পরে ভুল ধরা পড়লে শুধু সবশেষে বন্ধ করা মাসটা "খুলুন" — কারণ লিখতে হয়।

সব মাস বন্ধ হলে "বছর বন্ধ" করুন — প্রতিটি হিসাবের জের পরের বছরের প্রারম্ভিক ব্যালেন্স হয়ে যায়, আর লাভ / লোকসান যায় সঞ্চিত তহবিলে।

1. মাসিক জমা-খরচের সারসংক্ষেপ (নগদ + জার্নাল), অক্টোবর: মাসের শুরুর নগদ আর ব্যাংক, গ্রুপ ধরে জমা আর খরচ, মাস শেষে নগদ ৳৫৮,২০৯.১৫ আর ব্যাংকে ৳৮,৮৪,৭২৩.৮২; পরের পৃষ্ঠাগুলোতে বিস্তারিত।
2. দৈনিক নগদ ও ব্যাংক হিসাব (১৬/১০): দিনের প্রতিটি ভাউচার আর তার লাইন, দিনের শুরু আর শেষের নগদ-ব্যাংক।
3. ব্যাংক হিসাব ভিত্তিক: সদরঘাট ২০২ — আমাদের খাতা অনুযায়ী কত জমা, কত তোলা আর ব্যালেন্স কত।
4. উপখাত ভিত্তিক: পত্রিকায় বিজ্ঞাপন খাতে কী কী হলো; অন্যান্য পক্ষ ভিত্তিক: দৈনিক সংগ্রামকে দেওয়া ৳১৮,০০০।

1. ট্রায়াল ব্যালেন্স (০১/০৭–৩১/১০): ২৪টি হিসাব, ডেবিট আর ক্রেডিট দুটোই ৳২২,৬৫,১৫৬ — মিলে গেছে।
2. জেনারেল লেজার: হাতে নগদ — অক্টোবরের প্রতিটি লেনদেন আর পাশে চলতি জের।
3. আয়-ব্যয় বিবরণী: নগদ ভিত্তিক — বেতন আর বিলের টাকা দিলে খরচ, বিক্রির টাকা এলে আয়।
4. ব্যালেন্স শিট (৩১/১০): মোট সম্পদ = দায় + মূলধন = ৳৯,৬১,৯৩২.৯৭ — মিলে গেছে।
5. জার্নাল ভাউচার তালিকা: যে সময় দিয়েছেন তার সব ভাউচার, লাইনসহ।